7 thay đổi để tương tác hiệu quả hơn
Daniel Coyle là tác giả cuốn sách The Culture Code: The Secrets of Highly Successful Groups (tạm dịch: Mật mã văn hóa: Bí mật của những đội ngũ thành công). Ông đã dành ra 4 năm để nghiên cứu về các tổ chức quân đội, các đội bóng rổ chuyên nghiệp, các nhóm biểu diễn hài kịch... để hiểu rõ hơn về cách mà các nhóm này có thể làm việc hiệu quả và phát triển mạnh. Theo ông, văn hóa làm việc không phải là điều gì quá mơ hồ, mà chỉ đơn giản là một mô hình tương tác trong một nhóm người, bất kể nhóm người đó làm công việc gì và với mục đích gì.
Coyle nhận ra loại văn hóa này vốn có những nền tảng sâu xa, bắt đầu từ những cấu trúc trong não bộ con người - bộ phận được “lập trình” để nhận ra mối nguy hiểm và đưa ra phản ứng đương đầu hoặc… bỏ chạy, đồng thời giúp ta nhận thấy tín hiệu của sự an toàn. Đây là cảm giác chủ chốt để kết nối với người khác.
Một văn hóa làm việc hiệu quả sẽ được xây dựng dựa trên sự tin tưởng, theo Coyle. Và chìa khóa để xây dựng lòng tin là tập trung vào những điều ta có thể kiểm soát. Việc chấp nhận một chút rủi ro và thực hiện một số điều chỉnh nho nhỏ trong cách tương tác với người khác có thể tạo nên một môi trường tuyệt vời, tạo điều kiện cho những ý tưởng đột phá xuất hiện.
Sau đây là một số thay đổi, điều chỉnh mà Coyle gợi ý mỗi người nên thực hiện làm việc nhóm, khi tương tác với người khác, nhằm giải tỏa bớt gánh nặng cho các nhà lãnh đạo và đưa các thành viên trong một đội ngũ đến gần nhau hơn:
1. Chú trọng đến ngôn ngữ cơ thể
Những dấu hiệu tiêu cực nhỏ nhất từ một “con sâu làm rầu nồi canh” có thể gây suy giảm năng suất của một tập thể đến 30%, Coyle phát hiện từ một nghiên cứu về hành vi tổ chức của Đại học South Wales (Australia).
Một người thực hiện hành động tiêu cực như gục đầu lên bàn làm việc có thể tác động xấu đến cả đội ngũ. Vì vậy, hãy chống lại chúng bằng cách thực hiện các hành động tích cực như tương tác bằng ánh mắt, mỉm cười… Bằng cách này, bạn sẽ “thổi bay” một mối nguy hiểm ra khỏi phòng làm việc.
2. Không ngại nói “Tôi hết cách!”
Gợi ý này đến từ vị chỉ huy của một đơn vị thuộc đội đặc nhiệm Hải quân Mỹ Navy Seal. Cụm từ này có một sức mạnh tuyệt vời, đặc biệt là khi nó xuất phát từ một nhà lãnh đạo, vì nó bộc lộ khía cạnh yếu đuối của một cá nhân và tạo cơ hội cho cả đội ngũ cùng nhau tìm ra giải pháp.
Một trong những bí quyết thành công của Navy Seal là họ thành thật với sự yếu đuối. Và sự yếu đuối được thành thật chia sẻ với nhau sẽ trở thành sức mạnh chung của cả nhóm.
3. “Đặc biệt hóa” những điều tưởng như nhỏ bé
Phong cách quản lý phân cấp chỉ còn phù hợp trong những... dây chuyền lắp ráp tự động, không còn phù hợp để giải quyết các vấn đề phức tạp trong môi trường làm việc hiện đại.
Đội bóng rổ chuyên nghiệp San Antonio Spurs (bang Texas, Hoa Kỳ) luôn cùng nhau ăn một bữa tối đặc biệt trước các trận đấu và thậm chí lên kế hoạch trước cho một bữa ăn tối mừng chiến thắng, dù sau đó họ thắng hay thua.
Vào cuối mùa giải, đội bóng sẽ trao những cuốn sổ lưu niệm đặc biệt cho các huấn luyện viên, trong đó là danh sách thực đơn của những nhà hàng mà họ đã cùng dùng bữa với nhau.
Đây không phải là một điều gì đó quá to tát, nhưng thực sự rất có ý nghĩa.
4. Bày tỏ lòng biết ơn
Hãy thường xuyên bày tỏ lòng biết ơn một cách chân thành. Và nếu có thể, hãy thể hiện nó một cách trực tiếp.
Cho thấy sự tác động rõ ràng của một đóng góp nào đó thực sự tạo nên một nguồn năng lượng tích cực.
5. Trao cho người khác sự tự quyết
Đây là cách mà Ed Catmull – Chủ tịch Hãng phim hoạt hình Pixar – thường xuyên thực hiện với đội ngũ của mình khi có vấn đề xảy ra. Ông luôn có khuynh hướng trao cho họ không gian để cùng nhau tự tìm ra một giải pháp. Cách thúc đẩy sự hợp tác này rất hiệu quả, đặc biệt là trong những môi trường làm việc hiện đại – nơi những nhiệm vụ ngày càng trở nên phức tạp và sự sáng tạo ngày càng được đòi hỏi nhiều hơn.
Phong cách quản lý phân cấp chỉ còn phù hợp trong những dây chuyền lắp ráp tự động, hoàn toàn không còn phù hợp để giải quyết các vấn đề phức tạp trong môi trường làm việc hiện đại.
6. Tìm kiếm "đứa trẻ" bên trong mình
Một cuộc nghiên cứu đã được thực hiện với 3 nhóm người, gồm nhóm những đứa trẻ ở lứa tuổi mẫu giáo, những thạc sĩ quản lý kinh doanh và những luật sư, với nhiệm vụ là phải tạo nên một chiếc tháp spaghetti.
Kết quả là, nhóm những đứa trẻ thể hiện sự vượt trội nhất vì chúng không lo lắng đến việc phạm sai lầm và việc những ý tưởng của chúng có được chấp nhận hay không. Chúng chỉ tập trung xây dựng chiếc tháp của riêng mình và giải quyết các vấn đề trong tầm tay.
Lý do những đứa trẻ đó giành chiến thắng không phải vì chúng thông minh hơn, mà là vì chúng làm việc hiệu quả hơn.
7. Biết cách nói “Không”
Nếu có một vấn đề xảy ra hoặc khi gặp trường hợp cần phải từ chối, bạn nên nói "Không" một cách trực tiếp với người khác.
Cách này có vẻ kém dễ chịu hơn là thông qua email, nhưng hãy chấp nhận, vì đây là cơ hội để chia sẻ về điểm yếu của mình, giúp thúc đẩy hiệu quả quá trình tạo ra một giải pháp để giải quyết vấn đề.
