Một chương trình BOD có thể diễn ra trong vài giờ, nhưng những bài học từ chương trình sẽ tiếp tục được vận dụng trong công việc điều hành doanh nghiệp và xây dựng cộng đồng.
Bài học đầu tiên: NĂNG LƯỢNG BÙNG NỔ
Khi cùng hướng tới một ngày hội chung, mỗi thành viên đều có cơ hội tham gia bằng thế mạnh của mình. Người giới thiệu khách mời, người chuẩn bị nội dung, người hỗ trợ truyền thông, người chăm chút khu vực đón tiếp. Từng đóng góp nhỏ giúp chương trình dần thành hình và tạo nên sự hào hứng trong tập thể.
Nguồn năng lượng ấy được nuôi dưỡng khi thành viên nhìn thấy công sức của mình có ích: một vị khách được đón tiếp chu đáo, một doanh nghiệp tìm được đối tác phù hợp, một cuộc trao đổi mở ra hướng hợp tác mới.
Với VCEO, đây là dịp để mỗi người cảm nhận rõ hơn ý nghĩa của việc thuộc về một cộng đồng. Sự gắn bó lớn lên từ trải nghiệm cùng làm việc, cùng xử lý khó khăn và cùng chia sẻ niềm vui khi hoàn thành mục tiêu.
Ban Điều hành có thể khuyến khích tinh thần này bằng cách giao những việc phù hợp, tạo điều kiện để mọi người tham gia và ghi nhận đóng góp cụ thể. Với thành viên chưa chủ động, việc tìm hiểu trở ngại và gợi ý cách tham gia sẽ hữu ích hơn những lời đánh giá vội vàng.
Bài học rút ra: Muốn cộng đồng có năng lượng, hãy giúp mỗi thành viên tìm thấy vai trò và giá trị đóng góp của mình.
Bài học thứ hai: YÊU QUY TRÌNH
Trong tổ chức sự kiện, một chi tiết bị bỏ sót có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm của nhiều người. Thư mời thiếu thông tin, danh sách khách chưa được xác nhận hay kịch bản thay đổi nhưng chưa thông báo đều có thể khiến công việc bị động.
Một quy trình rõ ràng giúp mọi người biết cần làm gì, làm vào thời điểm nào và phối hợp với ai. Khi áp dụng vào BOD, quy trình nên bao quát việc xác định mục tiêu, lập kế hoạch, mời khách, chuẩn bị kết nối, điều hành và theo dõi sau chương trình.
Để thành viên thực hiện tốt, Ban Tổ chức cần giải thích mục đích của từng bước. Xác nhận khách tham dự giúp chuẩn bị hậu cần chính xác hơn. Thu thập nhu cầu giúp sắp xếp những cuộc gặp phù hợp. Kiểm tra tài liệu trước chương trình giúp hạn chế sai sót khi giới thiệu doanh nghiệp.
“Yêu quy trình” còn thể hiện ở việc chủ động phản hồi những điểm chưa hợp lý. Sau mỗi lần tổ chức, tập thể có thêm dữ liệu để điều chỉnh và làm tốt hơn.
Bài học rút ra: Hiểu mục đích của từng bước giúp chúng ta thực hiện công việc chủ động và có trách nhiệm hơn.
Bài học thứ ba: TEAM WORK
BOD tạo ra một môi trường thực tế để rèn luyện khả năng làm việc nhóm. Các thành viên có chuyên môn, lịch làm việc và cách xử lý vấn đề khác nhau, nhưng cần phối hợp để hoàn thành một chương trình chung.
Sự phối hợp hiệu quả bắt đầu từ việc giao nhiệm vụ rõ ràng: ai chịu trách nhiệm chính, kết quả cần đạt là gì, thời hạn khi nào và cần sự hỗ trợ của bộ phận nào.
Ban Điều hành nên tận dụng thế mạnh của từng người. Thành viên giỏi giao tiếp có thể phụ trách khách mời; người cẩn thận phù hợp với danh sách, tài chính hoặc hậu cần; người có kinh nghiệm sân khấu có thể hỗ trợ nội dung và điều phối.
Khi đã giao việc, cần trao đủ thông tin và quyền chủ động trong phạm vi thống nhất. Đồng thời, mỗi người có trách nhiệm cập nhật tiến độ, báo sớm vướng mắc và bàn giao đầy đủ.
Tinh thần đồng đội còn nằm ở cách tập thể phản ứng khi có sự cố: cùng tìm giải pháp, hỗ trợ đúng lúc và nhìn lại nguyên nhân để tránh lặp lại.
Bài học rút ra: Một tập thể phối hợp tốt cần cả sự tin tưởng, trách nhiệm cá nhân và khả năng hỗ trợ lẫn nhau.
Bài học thứ tư: MỤC TIÊU RÕ RÀNG, TRUYỀN THÔNG RÕ RÀNG
Trước khi triển khai, Ban Tổ chức cần thống nhất câu trả lời cho ba câu hỏi: Tổ chức BOD để làm gì? Ai nên tham dự? Người tham dự sẽ nhận được giá trị gì?
Nếu mục tiêu là kết nối nhà phân phối, việc lựa chọn khách mời và nội dung cần phục vụ mục tiêu ấy. Nếu chương trình hướng đến giao thương giữa các chi hội, cần tìm hiểu trước năng lực và nhu cầu của doanh nghiệp ở từng bên.
Mục tiêu rõ giúp thành viên biết nên mời ai, chuẩn bị thông tin nào và tham gia bằng cách nào. Đây cũng là cơ sở để đánh giá kết quả sau chương trình.
Truyền thông cần thống nhất từ bài đăng, thư mời đến lời giới thiệu trực tiếp. Thông tin về thời gian, địa điểm, chi phí và nội dung phải chính xác; những thay đổi cần được thông báo kịp thời.
Đặc biệt, lời mời nên thể hiện giá trị cụ thể và phù hợp với khả năng tổ chức. Những cam kết thực tế sẽ tạo nền tảng tốt hơn cho sự tin cậy lâu dài.
Bài học rút ra: Mọi người cùng hiểu đúng mục tiêu thì việc phối hợp và kết nối sẽ có định hướng rõ hơn.
Bài học thứ năm: CÔNG VIỆC SAU SỰ KIỆN BOD
Sau lời cảm ơn trên sân khấu, nhiều công việc quan trọng vẫn cần được tiếp tục. Một lời hẹn gửi hồ sơ, một nhu cầu tư vấn hay một cuộc gặp 1-2-1 đều cần người chủ động thực hiện.
Để duy trì giá trị của BOD, Ban Tổ chức và thành viên nên tập trung vào các việc sau:
- Cảm ơn và tiếp nhận phản hồi: Gửi lời cảm ơn, lắng nghe trải nghiệm và những đề xuất của người tham dự.
- Tiếp nối các cuộc gặp: Gửi tài liệu đã hứa, xác nhận lịch hẹn và hỗ trợ những kết nối còn dang dở.
- Theo dõi cơ hội kinh doanh: Ghi nhận đúng nhu cầu, phân biệt đầu mối tiềm năng với giao dịch đã thành công.
- Hoàn thành trách nhiệm tổ chức: Đối chiếu thu chi, chứng từ và các quyền lợi đã thống nhất với đối tác.
- Tổng kết và lưu hồ sơ: Lựa chọn hình ảnh, ghi nhận kết quả, rút kinh nghiệm và phân công việc còn lại.
Trong hoạt động VCEO, thành viên có thể theo dõi cơ hội theo ba mức độ: Đang quan tâm – Cần tư vấn – Sử dụng ngay. Khi có kết quả hợp tác thành công, thông tin giá trị hợp đồng được cập nhật để ghi nhận hiệu quả thực tế. Việc chăm sóc sau sự kiện cần tôn trọng nhu cầu và sự đồng ý của người được liên hệ.
Bài học rút ra: Sự chủ động thực hiện lời hẹn sau chương trình giúp một cuộc gặp có cơ hội phát triển thành hợp tác.
Bài học thứ sáu: DẤU HIỆU CỦA SỰ KIỆN BOD THÀNH CÔNG
Thành công của BOD có thể được quan sát qua trải nghiệm tại sự kiện và kết quả tiếp nối sau đó.
Trước hết, người tham dự hiểu cách tham gia, được hỗ trợ khi cần và có cơ hội trao đổi với những người phù hợp. Khách mời cảm nhận được sự thân thiện, chuyên nghiệp và tôn trọng.
Tiếp theo, các cuộc trao đổi tạo ra bước tiến cụ thể: một lịch hẹn được xác nhận, một nhu cầu được làm rõ, một đề nghị tư vấn hoặc hợp tác được tiếp tục xử lý.
Đối với tập thể, thành viên hiểu nhau hơn, phối hợp thuận lợi hơn và sẵn sàng tham gia các hoạt động tiếp theo. Qua quá trình tổ chức, cộng đồng cũng có thể nhận ra những người có khả năng điều phối, kết nối và dẫn dắt.
Một chương trình được đánh giá đầy đủ cần nhìn vào cả chất lượng kết nối, phản hồi của khách, việc sử dụng ngân sách và mức độ hoàn thành các cam kết.
Bài học rút ra: Giá trị của BOD được thể hiện qua những việc được thực hiện và những mối quan hệ tiếp tục phát triển sau ngày hội.
Mỗi lần tổ chức BOD là một dịp để VCEO tích lũy kinh nghiệm xây dựng cộng đồng. Khi thành viên biết lắng nghe nhu cầu, phối hợp có trách nhiệm và giữ lời hẹn, tinh thần “Kết nối – Đồng hành – Phát triển” được thể hiện bằng những hành động cụ thể, thiết thực với từng doanh nghiệp.
(Tác giả: NSL VCEO - Đặng Ngọc Anh)
BOD là gì? Ý nghĩa của BOD trong cộng đồng doanh nhân Việt Nam - VCEO?
Hướng dẫn tổ chức một sự kiện BOD thành công
VCEO Việt Nam
