Hướng dẫn tổ chức một sự kiện VCEO theo quy trình

Bài viết sẽ hướng dẫn quy trình thực hiện dành cho Ban Điều hành, Ban Tổ chức và thành viên tham gia hỗ trợ các chương trình VCEO. Tùy quy mô là Coffee Talk, ngày hội kết nối kinh doanh BOD, chương trình giao thương hay lễ kỷ niệm chi hội, các bước có thể được điều chỉnh phù hợp.

Bước 1. Xác định mục tiêu và giá trị dành cho người tham dự

Trước khi chọn địa điểm hay thiết kế thư mời, Ban Tổ chức cần trả lời rõ: Tổ chức chương trình này để làm gì và người tham dự sẽ nhận được giá trị gì?

Mục tiêu có thể là mở rộng kết nối, trao cơ hội kinh doanh, chia sẻ kiến thức quản trị, giới thiệu năng lực thành viên hoặc tăng sự gắn kết trong chi hội. Mỗi chương trình nên có một mục tiêu chính, đi kèm các kết quả có thể theo dõi:

• Số lượng thành viên và khách mời dự kiến tham dự.
• Nhóm doanh nghiệp, ngành nghề hoặc đối tác cần kết nối.
• Số cuộc gặp, lịch hẹn 1-2-1 hoặc nhu cầu tư vấn được ghi nhận.
• Mức độ hài lòng và khả năng tiếp tục tham gia của khách mời.

Mục tiêu cần phù hợp với nguồn lực thực tế và được truyền đạt thống nhất tới những người tham gia tổ chức.

Bước 2. Xây dựng kế hoạch và thống nhất phương án triển khai

Kế hoạch là tài liệu chung để các bộ phận phối hợp. Một bản kế hoạch cần thể hiện:

• Tên chương trình, chủ đề và mục tiêu.
• Đối tượng, quy mô, thời gian và địa điểm.
• Nội dung chính và hình thức tổ chức.
• Nhân sự phụ trách từng hạng mục.
• Tiến độ chuẩn bị.
• Dự toán thu, chi và nguồn kinh phí.
• Phương án truyền thông, mời khách và đăng ký.
• Rủi ro có thể phát sinh và cách xử lý.

Trước khi công bố, kế hoạch cần được người hoặc bộ phận có thẩm quyền của VCEO thống nhất theo phân công thực tế. Những thông tin liên quan đến phí tham dự, quyền lợi tài trợ, diễn giả và đối tác phải được xác nhận trước khi đưa lên tài liệu truyền thông.

Bước 3. Thành lập Ban Tổ chức và phân công rõ trách nhiệm

Mỗi hạng mục cần có một đầu mối chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành và kết quả bàn giao cụ thể. Các nhóm công việc cơ bản gồm:

Với chương trình nhỏ, một người có thể kiêm nhiệm nhiều nhóm. Tuy nhiên, cần tránh giao một người đồng thời phụ trách những việc diễn ra cùng thời điểm, như vừa đón khách vừa vận hành trình chiếu. Ban Tổ chức nên sử dụng một bảng công việc chung để cập nhật tiến độ, vướng mắc và nhu cầu hỗ trợ.

Bước 4. Thiết kế nội dung theo nhu cầu của doanh nhân

Nội dung chương trình cần giúp người tham dự biết mình sẽ được học gì, gặp ai và có thể thực hiện bước tiếp theo nào sau sự kiện.

Tùy mục tiêu, chương trình có thể kết hợp:

• Giới thiệu thành viên và khách mời.
• Chia sẻ chuyên đề hoặc thảo luận tình huống.
• Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và năng lực doanh nghiệp.
• Kết nối theo nhóm nhu cầu hoặc ngành nghề.
• Trao cơ hội kinh doanh và sắp xếp lịch hẹn 1-2-1.
• Tri ân những đóng góp cho cộng đồng.

Cần dành đủ thời gian cho hoạt động kết nối. Các phần phát biểu, giới thiệu và nghi thức nên được bố trí gọn, phục vụ mục tiêu chung.

Kịch bản điều hành cần ghi rõ thời lượng, người thực hiện, thiết bị sử dụng và tín hiệu chuyển tiếp giữa các phần.

Bước 5. Truyền thông và mời đúng đối tượng

Thông báo sự kiện cần trả lời đầy đủ: Chương trình dành cho ai? Có nội dung gì? Mang lại lợi ích nào? Diễn ra khi nào, ở đâu? Đăng ký và liên hệ bằng cách nào?

Thông tin trên bài đăng, thư mời, biểu mẫu đăng ký và nội dung tư vấn phải thống nhất. Khi có thay đổi, cần cập nhật và thông báo kịp thời tới người đã đăng ký.

Đối với thành viên mời khách, nên thực hiện ba việc:

1. Tìm hiểu lĩnh vực hoạt động và nhu cầu của khách.
2. Giải thích rõ lý do chương trình phù hợp với khách.
3. Xác nhận tham dự và hỗ trợ khách tiếp cận thông tin cần thiết.

Một lời mời có sự quan tâm cụ thể sẽ giúp khách hiểu giá trị của chương trình và chuẩn bị tốt hơn trước khi tham dự.

Bước 6. Quản lý đăng ký và chuẩn bị kết nối trước sự kiện

Biểu mẫu đăng ký nên thu thập vừa đủ thông tin phục vụ tổ chức: họ tên, doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, thông tin liên hệ và nhu cầu kết nối.

Từ danh sách đăng ký, bộ phận phụ trách có thể nhận diện những doanh nghiệp có khả năng hợp tác, gợi ý cuộc gặp và chủ động hỗ trợ khách mới.

Cần phân biệt rõ người đã đăng ký, người đã xác nhận và người thực tế tham dự để dự trù chỗ ngồi, suất ăn, tài liệu và nhân sự đón tiếp.

Thông tin cá nhân chỉ nên được sử dụng đúng mục đích đã thông báo. Việc chia sẻ đầu mối liên hệ hoặc nhu cầu kinh doanh cho đối tác cần có sự đồng ý của người liên quan.

Bước 7. Kiểm tra và chạy thử trước chương trình

Trước sự kiện, Ban Tổ chức cần rà soát các hạng mục quan trọng:

• Địa điểm, sơ đồ bố trí và khu vực đón tiếp.
• Backdrop, standee, biển chỉ dẫn và tài liệu.
• Âm thanh, micro, màn hình, ánh sáng và kết nối Internet.
• Slide, video, kịch bản MC và danh sách giới thiệu.
• Xác nhận của diễn giả, khách mời và nhân sự phụ trách.
• Quà tặng, vật phẩm tri ân và suất ăn nếu có.
• Phương án xử lý khi khách đến muộn, diễn giả thay đổi hoặc thiết bị gặp sự cố.

Cần chạy thử các phần có phối hợp giữa MC, kỹ thuật và người trình bày. Các tệp sử dụng trong chương trình nên được lưu dự phòng và kiểm tra ngay trên thiết bị thực tế.

Bước 8. Điều hành sự kiện và hỗ trợ kết nối tại chỗ

Trong ngày diễn ra chương trình, mỗi bộ phận làm việc theo phân công và báo cáo phát sinh về đầu mối điều phối.

Bộ phận đón tiếp cần hướng dẫn rõ ràng, hỗ trợ khách mới và giúp người tham dự nhanh chóng hòa nhập. MC giới thiệu đúng tên, chức danh, doanh nghiệp; giữ nhịp chương trình và bảo đảm thời lượng.

Đội ngũ hỗ trợ kết nối nên chủ động giới thiệu những người có nhu cầu phù hợp, tạo điều kiện để họ trao đổi và thống nhất bước tiếp theo.

Khi phát sinh cơ hội kinh doanh, thành viên ghi nhận rõ nhu cầu và mức độ: Đang quan tâm – Cần tư vấn – Sử dụng ngay. Cơ hội được nhập vào ứng dụng VCEO để theo dõi; khi hợp tác thành công, thành viên cập nhật giá trị hợp đồng theo hướng dẫn sử dụng của hệ thống.

Trong mọi hoạt động, cần tôn trọng quyền lựa chọn của người tham dự và bảo đảm thông tin trao đổi trung thực.

Bước 9. Chăm sóc và tiếp nối cơ hội sau sự kiện

Ngay sau chương trình, Ban Tổ chức nên gửi lời cảm ơn, chia sẻ tài liệu được phép cung cấp và tiếp nhận phản hồi.

Các công việc cần tiếp tục gồm:

• Hỗ trợ những cuộc kết nối chưa hoàn tất.
• Nhắc lại lịch hẹn hoặc nội dung các bên đã thống nhất.
• Hướng dẫn khách có nhu cầu tìm hiểu thêm về VCEO.
• Đăng bài tổng kết và hình ảnh phù hợp.
• Theo dõi việc thực hiện quyền lợi của đối tác, nhà tài trợ.
• Cập nhật tiến triển của các cơ hội kinh doanh.

Mỗi đầu việc cần có người phụ trách và thời hạn theo dõi. Sự chu đáo sau chương trình giúp duy trì niềm tin và tạo điều kiện để những cuộc gặp ban đầu phát triển thành hợp tác.

Bước 10. Tổng kết, quyết toán và cải tiến

Ban Tổ chức cần đối chiếu kết quả với mục tiêu ban đầu, tổng hợp phản hồi và xác định những điểm cần điều chỉnh.

Nội dung tổng kết nên bao gồm số người thực tế tham dự, chất lượng kết nối, các cuộc hẹn tiếp theo, cơ hội được ghi nhận, hiệu quả truyền thông và những vấn đề phát sinh.

Phần tài chính cần đối chiếu thu, chi với dự toán, hoàn thiện chứng từ và báo cáo tới bộ phận có trách nhiệm theo cơ chế quản lý của chương trình.

Hồ sơ sự kiện nên được lưu tập trung, gồm kế hoạch, kịch bản, thiết kế, báo cáo kết quả, tài chính và bài học kinh nghiệm. Tài liệu chứa thông tin cá nhân cần được phân quyền truy cập phù hợp.

Tiến độ tham khảo cho một chương trình VCEO

Đây là tiến độ gợi ý; chương trình quy mô lớn cần thời gian chuẩn bị dài hơn.

Một sự kiện mang tinh thần VCEO cần tạo được trải nghiệm chuyên nghiệp, thân thiện và hữu ích cho người tham dự. Giá trị ấy được xây dựng từ sự chuẩn bị có trách nhiệm, sự phối hợp của tập thể và việc thực hiện đầy đủ những cam kết sau chương trình. 

BOD là gì? Ý nghĩa của BOD trong cộng đồng doanh nhân Việt Nam - VCEO?

Theo VCEO Việt Nam